Offene Stellen sind heute selten sofort zu besetzen. Unternehmen brauchen oft bis zu sechs Monate, um eine passende Fachkraft zu finden. Das liegt am Fachkräftemangel, der in vielen Branchen herrscht. Wenn mehr Arbeitskräfte gesucht werden, als verfügbar sind, führt das zu langen Vakanzen und erschwert den Erfolg der Unternehmen. Diese Verzögerungen verursachen Stress bei den Personalabteilungen und hindern Unternehmen daran, ihre Ziele effizient zu erreichen. Zeit also, Personalplanung strategischer und langfristiger anzugehen, um Überraschungen zu vermeiden. So lassen sich Engpässe viel früher erkennen und danach handeln.
Ein häufiges Hindernis für strategische Personalplanung ist das Tagesgeschäft. Der aktuelle Bedarf an neuen Mitarbeitenden steht oft so sehr im Vordergrund, dass ein Blick in die Zukunft kaum möglich scheint. Auch die Skepsis vieler Personalverantwortlicher gegenüber datengetriebenen Entscheidungen spielt eine Rolle. Zahlen und Wahrscheinlichkeiten scheinen oft intuitiv unzuverlässig zu sein – doch das täuscht. Tatsächliche Prognosen und Datenanalysen können die Personalplanung um ein Vielfaches verbessern und verhindern, dass Unternehmen in personelle Engpässe geraten.
Strategische Personalplanung: Warum Voraussicht der Schlüssel zu weniger Vakanzen ist
Um zukunftssicher zu planen, müssen Unternehmen beginnen, ihren künftigen Personalbedarf systematisch zu ermitteln. Dabei geht es nicht nur um den bloßen Ersatz von Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen. Es gilt, das „Big Picture“ zu betrachten: Welche Unternehmensstrategien beeinflussen die Personalkapazität? Welche Fähigkeiten sind künftig nötig? Eine Analyse der aktuellen Unternehmensausrichtung, der Marktumgebung und der geplanten Investitionen gibt darüber Aufschluss, wie viele und welche Qualifikationen der Betrieb in Zukunft benötigt. Nur wer in der Lage ist, Engpässe zu erkennen, kann auch zügig handeln.
Parallel dazu können die bestehenden Mitarbeitenden und ihre Entwicklungsperspektiven betrachtet werden. Verrentungen und Abgänge gehören zum Alltag. Sie sind gut vorausgesagbar. Vor allem in größeren Teams lassen sich Durchschnittswerte für Abgänge und Fluktuation nutzen, um den künftigen Bedarf besser zu steuern. Auch die Entwicklung vom Junior- zum Senior-Level spielt eine Rolle und beeinflusst die langfristige Kapazitätsplanung.
Sobald der erwartete Bedarf klar ist, zeigt sich, wo Qualifikations- oder Kapazitätslücken drohen. Diese regelmäßig zu überprüfen und in die jährliche operative Planung einzubeziehen, ermöglicht es, sich frühzeitig auf anstehende Engpässe vorzubereiten. Es entsteht eine größere Flexibilität bei der Personalbeschaffung und Ausbildung – und damit ein Wettbewerbsvorteil. Mit einer strategischen Herangehensweise wird die Personalplanung nicht nur präziser, sondern auch zukunftsorientierter. Unternehmen, die heute ihre zukünftigen Bedarfe realistisch einschätzen und gezielte Maßnahmen einleiten, haben die besten Chancen, dem Fachkräftemangel die Stirn zu bieten und strategisch wichtige Positionen stets besetzt zu halten.