Mit dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz wird der Arbeitsvertrag digitalisiert. Unternehmen dürfen ab Januar 2025 unter bestimmten Voraussetzungen Verträge elektronisch schließen. Dann ist der Weg frei für digitale Arbeitsverträge.
Digitale Arbeitsverträge: eine Revolution im New Work?
Der Beschluss des Bundesrats zum neuen Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bringt frischen Wind in die Personalabteilungen. Ab dem 1. Januar 2025 können Arbeitsverträge unter bestimmten Bedingungen auch digital abgeschlossen werden, zum Beispiel via E-Mail. Damit entfällt das bisherige Schriftformerfordernis, das Unternehmen zwang, Arbeitsverträge ausschließlich in Papierform auszustellen und eigenhändig zu unterzeichnen. Diese Neuerung gibt dem Wunsch vieler Unternehmen nach einer modernen, digitalen Personalverwaltung Raum. Erst kürzlich zeigte eine Studie, dass die Zeitverschwendung der Mitarbeiter groß sein kann. Vielleicht ändert sich dies auch durch die voranschreitende Digitalisierung.
Bisher blockierte das Nachweisgesetz die digitale Transformation bei Arbeitsverträgen. Es verpflichtete Arbeitgeber, wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich und unterzeichnet zu übermitteln. Das bedeutete, dass sogar befristete Verträge und Klauseln, wie die Regelaltersgrenze, nur in Schriftform bindend waren. Das neue BEG IV überwindet diese Barriere und eröffnet mit der Einführung der „Textform“ neue Möglichkeiten: Verträge können nun als E-Mail oder PDF übermittelt werden, ohne dass eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist. Diese „Textform“ erlaubt auch Verträge, die keinen nachträglichen Scan oder digitale Signatur benötigen, sondern allein durch den Namen der ausstellenden Person als gültig gelten. Demnächst soll auch die elektronische Zeiterfassung eine Reform erhalten.
Ausnahmen bestätigen die Regel
Einige Ausnahmen bleiben jedoch bestehen. So müssen befristete Verträge oder nachvertragliche Wettbewerbsverbote weiterhin in Schriftform vorliegen. Zudem gelten strenge Regeln für Branchen wie das Baugewerbe, die Gastronomie oder die Fleischindustrie. Dort bleibt die handschriftliche Unterzeichnung Pflicht. Darüber hinaus gibt es tarifliche Vorschriften, die abweichende Regelungen zur Form von Arbeitsverträgen beinhalten, wie in der Metall- und Elektroindustrie oder im öffentlichen Dienst. Auch hier könnte die digitale Vereinbarung durch Tarifverträge eingeschränkt sein.
Insgesamt markiert das Gesetz einen bedeutenden Schritt in Richtung Bürokratieabbau und Digitalisierung. Besonders die HR-Abteilungen können profitieren, da sich die Zeit und der Aufwand für Vertragsabschlüsse erheblich verringern. Neue Mitarbeitende werden schnell und unkompliziert in den Betrieb eingebunden, und Unternehmen gewinnen an Effizienz. Die Öffnung für digitale Arbeitsverträge verspricht daher nicht nur eine Vereinfachung administrativer Abläufe, sondern könnte langfristig zur modernen und flexiblen Gestaltung des Arbeitsmarktes beitragen.